1.3.2 Het eerste gesprek: de kennismaking

Het eerste gesprek is bedoeld om de vertrouwensrelatie met je cliënt op te bouwen. Hiervoor is een open houding belangrijk. Luister goed naar je cliënt, wees geïnteresseerd en ben eerlijk. Je cliënt is je belangrijkste bron van informatie. Hij is de enige die weet wat hij later bij de IND gaat vertellen. Het is daarom belangrijk dat de cliënt je vertrouwt en zich veilig voelt om alles te vertellen.

De gesprekken met je cliënt kunnen het beste in persoon gedaan worden met een persoonlijke tolk. Dit geldt zeker voor het eerste gesprek. De kans is groot dat een cliënt documenten bij zich heeft om het asielrelaas te ondersteunen en deze kunnen dan ter plekke met een tolk worden bekeken. Dit is lastig met een telefonische tolk. Daarnaast weet je bij het eerste gesprek vaak nog niet of er bijzonderheden zijn die het onmogelijk of onwenselijk maken om met een telefonische tolk te werken (trauma, doofheid).

In een later stadium of voor korte, eenvoudige gesprekken kun je ervoor kiezen om het gesprek telefonisch of via een videoverbinding te doen. Doe dit niet bij een kennismakingsgesprek. Bij de totstandkoming van de huidige procedure heeft de advocatuur erop aangedrongen om het eerste gesprek op kantoor te laten plaatsvinden. Dit was om de onafhankelijkheid van de advocaat te benadrukken. Op het moment dat de gesprekken alleen op het aanmeldcentrum plaatsvinden kan er verwarring ontstaan over de rol die je als advocaat hebt. Ook om die reden wordt aanbevolen om -waar mogelijk- het eerste gesprek met je cliënt op kantoor te laten plaatsvinden.

Als er sprake is van een gezin zul je een moment moeten vinden om de man en vrouw apart te spreken. Het is mogelijk dat één van de twee (of allebei) iets heeft meegemaakt wat de ander (nog) niet mag weten. Als  dit inderdaad het geval is, moeten ook de rapporten van nader gehoor buiten de aanwezigheid van de ander worden nabesproken. Leg aan je cliënten uit dat je dit altijd zo doet zodat er ook geen vermoeden is dat zij een uitzondering zijn.

Bij een gezin met minderjarige kinderen is het aan te raden om, afhankelijk van de leeftijd van de kinderen, ook met hen een gesprek te houden om te inventariseren of zij zelfstandige asielmotieven hebben. Dit gesprek voer je buiten aanwezigheid van de ouders. Indien er inderdaad sprake is van zelfstandige asielmotieven moet je een beoordeling maken of dit doorgegeven moet worden aan de IND zodat het kind ook gehoord kan worden. Factoren die in de afweging een rol kunnen spelen zijn de leeftijd van het kind, de belasting van de procedure voor het kind, het feit dat je kind verantwoordelijk maakt voor de asielprocedure van de ouders, de kans van slagen van het asielverzoek van de ouders en de afweging of het asielrelaas van het kind kan worden gebruikt voor een opvolgende aanvraag op het moment dat de asielaanvraag van de ouders niet wordt ingewilligd. Het is zaak om hier zorgvuldig mee om te gaan.

Tot slot is het niet aan te raden om de ouders in aanwezigheid van de kinderen te spreken. De gesprekken kunnen emotioneel zijn en er worden zaken besproken die kinderen vaak niet kunnen plaatsen. Bovendien kan de aanwezigheid van de kinderen de ouders en jezelf afleiden van het gesprek. Mochten de kinderen toch meekomen dan kun je ook de uitleg over de procedure gezamenlijk bespreken en de asielrelazen apart zodat de andere ouder op de kinderen kan letten buiten de kamer. Is je cliënt een alleenstaande ouder met een jong kind en er is geen oppas mogelijk, dan ontkom je er niet aan om het gesprek in aanwezigheid van het kind te voeren. Leg je cliënt dan wel uit dat het raadzaam is om bij het volgend gesprek oppas te regelen. Op de AC-locaties is kinderopvang aanwezig.

Bij het eerste gesprek met je cliënt leg je je eigen rol en de rol van de tolk uit.

Benadruk de onafhankelijke rol die je hebt als advocaat; je bent niet van de overheid, niet van de politie of de IND. Je werkt voor je cliënt en voor niemand anders. Leg uit dat je een geheimhoudingsplicht hebt, wat inhoudt dat je met niemand over de zaak zal praten en dat alles wat er gezegd wordt vertrouwelijk behandeld wordt. Benadruk dat deze vertrouwelijkheid ook geldt voor de tolk; ook die mag met niemand praten over wat hij hoort en vertaalt. Leg uit dat veel tolken ook tolken bij de IND en dat het dus mogelijk is dat de cliënt deze tolk bij het gehoor krijgt. Ook dan mag de tolk dus niets zeggen over wat hij bij het voorbereidingsgesprek gehoord heeft. Leg daarbij ook uit dat de tolk de situatie in het land van herkomst kent, maar daar niets over mag aanvullen bij het gesprek. Leg tot slot ook uit dat het feit dat je wordt betaald door de overheid, niet betekent dat je werkt voor de overheid en dat dit niet van invloed is op je inzet voor je cliënt.

Check bij je cliënt of deze de tolk goed kan verstaan. De meeste talen kennen veel dialecten en dit kan tot miscommunicatie leiden. Blijf tijdens het gesprek in de gaten houden of de communicatie goed loopt en check dit ook bij je cliënt en de tolk.  Ook is het mogelijk dat een cliënt een voorkeur heeft voor een mannelijke of vrouwelijke tolk. Die wens dient uiteraard gerespecteerd te worden. Verifieer dan ook meteen of dit ook geldt voor de advocaat.

Als je de taal van je cliënt goed beheerst is het mogelijk om het gesprek zonder tolk te doen. Merk je tijdens het gesprek dat dit toch problemen oplevert, schakel dan altijd alsnog een tolk in.

Het kennismakingsgesprek heeft ook tot doel om te kijken of er bijzondere omstandigheden zijn waar rekening mee moet worden gehouden tijdens de procedure. Denk hierbij aan medische omstandigheden, sociale omstandigheden en specifieke voorkeuren voor tolken. Soms zullen deze omstandigheden meteen duidelijk zijn (doofheid, blindheid, beperkingen bij het lopen of zitten). Dit geldt niet voor alle relevante omstandigheden. Een trauma kan bijvoorbeeld pas zichtbaar worden als over het asielrelaas gesproken wordt. Vraag of er sprake is van beperkingen en of cliënt onder medische behandeling staat. Vraag of er andere zaken zijn waar hij nu mee zit en die hem bezig houden. Dit kan bijvoorbeeld het gemis van partner/kinderen/ouders zijn. Houd daar rekening mee bij het gesprek en als deze omstandigheden van invloed kunnen zijn bij het verklaren, meld je ze bij de IND voorafgaand aan het gehoor.

Voorafgaand aan het gehoor vindt er meestal een medisch onderzoek plaats.^[20] Dit onderzoek is beperkt in tijd en omvang. Bovendien denken cliënten nogal eens dat ze daar hun problemen niet moeten benoemen omdat dat zou leiden tot een vertraging in de procedure. Wijs je cliënt er op dat dit niet zo is. Voor de volledigheid is het verstandig om naast de bevindingen van het medisch onderzoek je eigen indrukken van je cliënt te delen met de IND als dat relevant kan zijn voor het horen en beslissen. Je kunt hierbij gebruik maken van de signaleringslijst lichamelijke en psychische klachten van het instituut voor Mensenrechten en Medisch Onderzoek (iMMO).^[21]

Naast de medisch-sociale omstandigheden die van invloed kunnen zijn op het gehoor is het ook van belang om het referentiekader van je cliënt te bepalen.^[22] Dit kader wordt onder andere bepaald door opleiding, sociale omgeving waarin hij leefde, land van herkomst en leeftijd. Het referentiekader is van grote invloed op wat je mag verwachten dat iemand kan verklaren. Met name in LHBTIQ+- en bekeringszaken speelt dit een rol. Meer hierover lees je in paragraaf 1.3.2. Daarnaast kan er sprake zijn van een licht verstandelijke beperking op grond waarvan aanpassingen nodig zijn bij de voorbereiding, het horen en het beslissen.

Wees je ervan bewust dat er bij je cliënt sprake kan zijn van een licht verstandelijke beperking (LVB). Dit is niet altijd makkelijk vast te stellen. In het artikel “Begrijpen wij elkaar wel?”^[23] heeft Meeuw Kollen beschreven wat een licht verstandelijke beperking is en welke effecten dit kan hebben in een asielprocedure. Ook schrijft zij in dit artikel hoe je een licht verstandelijke beperking kunt herkennen. Het is voor advocaat belangrijk een eventuele licht verstandelijke beperking bij een cliënt te herkennen. Iemand met een LVB heeft naast een laag IQ vaak ook problemen met adaptieve vaardigheden, zoals:

• moeite met conceptuele vaardigheden (zoals taal, plannen, overzicht);
• moeite met sociale vaardigheden (vrienden maken, netwerk onderhouden, problemen oplossen);
• moeite met praktische vaardigheden (zoals reizen met openbaar vervoer, zelfzorg, omgaan met geld).

Op het eerste gezicht is een LVB moeilijk waar te nemen, aangezien mensen met een LVB meestal goede praters zijn. Een LVB is te herkennen aan een beperkte woordenschat, aan moeite met oorzaak en gevolg of hoofd- en bijzaken onderscheiden. Iemand met een LVB kan beter over feitelijke gebeurtenissen verklaren, dan reflecteren op gebeurtenissen of verklaringen inkaderen in sociale regels en culturele gewoonten. Met name bij bekeerlingen en LHBTQI+-gehoren moet een advocaat hier alert op zijn. Meld dit uiteraard ook bij de IND. De LVB zal niet altijd bij het medisch onderzoek voorafgaand aan het gehoor naar boven komen door het beperkt onderzoek dat plaatsvindt. Voor de IND is het bij het horen en beslissen wel relevant om deze informatie te hebben.

Na het moment van koppelen heb je toegang tot het digitale dossier van de IND via het Portaal voor Advocaten (PVA). Zoals gezegd is het aan te raden om voorafgaand aan het eerste gesprek met je cliënt in het portaal te kijken welke stukken al beschikbaar zijn. Deze zullen moeten worden besproken met je cliënt. Met name het aanmeldgehoor is hierbij relevant. Dit moet besproken zijn voordat het nader gehoor plaatsvindt om te voorkomen dat er later tegenstrijdigheden ontstaan door fouten in het aanmeldgehoor.

Controleer het aanmeldgehoor volledig en zorgvuldig. In het aanmeldgehoor worden gegevens van familieleden genoteerd en deze gegevens spelen later een rol bij de aanvraag voor nareis. Deze moeten dus correct genoteerd zijn. Controleer de data (geboortedata, in- en uitreis enz.). Houd er bij het controleren rekening mee dat in verschillende landen een afwijkende jaartelling is. Dit speelt bijvoorbeeld bij Afghaanse, Iraanse en Ethiopische aanvragen. Controleer of de data goed omgezet zijn en als alleen de westerse jaartelling genoteerd is, vermeld dan in de correcties en aanvullingen ook de jaartelling die gebruikelijk is in het land van herkomst. Je cliënt zal zelf zelden de westerse jaartelling gebruiken. Als hij dat wel doet, kan dat leiden tot omrekenfouten. Vraag dan ook om te vertellen in de eigen jaartelling en laat de tolk deze omzetten. Daar hebben de tolken handige apps voor op hun telefoon.

In het aanmeldgehoor wordt ook gevraagd om kort te vertellen waarom er asiel is aangevraagd. Mocht je je cliënt spreken vóór het aanmeldgehoor, dan is het belangrijk om uit te leggen dat hij dit ook kort doet (1 of 2 zinnen). Mocht de ambtenaar door willen vragen dan kan door je cliënt worden gezegd dat daar in het volgend gehoor meer over verteld kan worden.^[24] Wijs je cliënt daar ook op als je hem spreekt nog voor het aanmeldgehoor. Voor de IND is van belang dat zij een goede planning kunnen maken voor het gehoor. Als iemand vertelt vanwege een bekering te zijn gevlucht dan weet de IND dat er ruim de tijd moet worden ingeruimd. Bij het aanmeldgehoor hoeft dan verder niet door te worden gevraagd of iemand naar de kerk ging, waar, wanneer en tot welke stroming die persoon bekeerd is. Dat kan in het nader gehoor. Controleer het asielrelaas wel en vraag of dit compleet is of dat er nog een ander motief is. Als dit laatste het geval is zal dit in de correcties en aanvullingen op het aanmeldgehoor vermeld moeten worden.

Neem ook het gehoor van de Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM) goed door. Hier kunnen in principe geen correcties op worden aangebracht, maar de informatie uit dit gehoor kan wel worden gebruikt door de IND. Mocht deze informatie niet kloppen of volledig zijn, dan kan ook daar wat over worden gezegd in de correcties en aanvullingen.

Bij de aanmelding in Ter Apel worden er ook vaak documenten overgelegd en ingenomen. Controleer deze met je cliënt en vraag zo nodig om een uitleg.

Daarnaast is het mogelijk dat je cliënt stukken meebrengt naar het gesprek. Deze bespreek je en aan de hand van de informatie die je uit het gesprek met je cliënt hebt gehaald, bepaal je welke stukken relevant zijn en moeten worden vertaald en ingediend. Controleer of het gaat om kopieën of originele stukken. Vraag bij kopieën of het mogelijk is om de originele stukken op te laten sturen. Vraag na of de stukken echt zijn en kloppen, en wijs op de consequenties als de stukken vals zijn.[^25] Een vertaling kun je zelf regelen via het vertaalbureau dat het contract heeft met de RvR. De vertaling die wordt vergoed vanuit de toevoeging is beperkt tot 2.500 woorden. Indien je meer stukken moet laten vertalen of als het te vertalen stuk langer is, vraag dan eerst toestemming aan de RvR.^[26] Originele documenten met vertaling kun je al in een vroeg stadium toezenden aan de IND.^[27] Doe dit overigens niet voordat je het asielrelaas hebt doorgenomen om te voorkomen dat de informatie in de documenten strijdig is met het asielrelaas.

Het is essentieel om bij het eerste gesprek het asielrelaas volledig en gedetailleerd te bespreken. Als je je cliënt goed wilt voorbereiden op het nader gehoor moet je wel weten wat hij daar gaat vertellen, zodat je je daarop kunt voorbereiden.

Allereerst moet het asielrelaas goed worden uitgevraagd als voorbereiding op het nader gehoor. Bij de voorbereiding op het gehoor geef je uitleg over de procedure en het verloop van het gehoor. Daarnaast leg je aan de hand van het asielrelaas uit welke onderwerpen je cliënt tijdens het nader gehoor vertelt en benadrukt, en wat hij juist achterwege kan laten. Dit betekent niet dat je als advocaat het verhaal of delen ervan gaat verzinnen. Wel kun je je als advocaat op basis van het toetsingskader van de asielprocedure beter beoordelen wat relevant is en wat niet. Over een goede voorbereiding van het nader gehoor lees je meer in paragraaf 3.4.

Het asielrelaas moet ook volledig worden uitgevraagd om te onderzoeken of er informatie bij derden (Vluchtelingenwerk, Amnesty, UNHCR) moet worden opgevraagd, dat je zelf onderzoek moet doen om het asielrelaas te onderbouwen of dat je je cliënt moet aansporen om delen van het relaas zelf te onderbouwen met documenten die nog in het land van herkomst zijn. Dit alles kost tijd, terwijl de termijnen soms kort zijn. Als je hiermee pas begint na het nader gehoor kan deze informatie dan pas voor het eerst in beroep naar voren worden gebracht en dat is niet de bedoeling of in het belang van je cliënt.

Er is geen eenduidige richtlijn te geven over hoe je het asielrelaas moet uitvragen bij een eerste gesprek. De ene keer is het verstandig om te beginnen bij de directe aanleiding voor het vertrek, de andere keer is evident dat je cliënt ergens mee zit en daar heel graag over wil vertellen. In dat laatste geval kun je daar beginnen om zo je cliënt tot rust te brengen waarna je een beter inhoudelijk gesprek krijgt. Dit kan dus per cliënt verschillen. Werk met een open vragen zodat je geen antwoorden in de mond legt of de indruk wekt dat sommige antwoorden “goed” en andere antwoorden “fout” zijn. Op het moment dat dit leidt tot te veel, niet relevante informatie, kan je de cliënt onderbreken. Leg in dat geval uit waarom je dit doet. Belangrijk is dat aan het einde van het gesprek het hele relaas helder is. Dit kan veel tijd kosten. Met name bij bekeerlingen en LHBTIQ+-zaken is er vaak sprake van een grote hoeveelheid aan onderwerpen die besproken moeten worden. Als dit niet lukt in één gesprek, dan zal een vervolggesprek gepland moeten worden.

Blijf bij het inventariseren van het asielrelaas kritisch. De IND is dat immers ook. Vraag door, let op inconsistenties en confronteer je cliënt daarmee. Soms helpt het je cliënt om hem een tijdlijn te laten maken van de gebeurtenissen. Leg uit dat het belangrijk is om namen, plaatsen en data te noemen. Als je cliënt die op dat moment niet weet, geef dan de opdracht om dit uit te zoeken vóór het nader gehoor.

Er een grote diversiteit aan asielrelazen. Er zullen asielrelazen zijn die in 10 minuten zijn verteld, maar ook die alleen in meerdere uren verteld kunnen worden. Dat betekent ook dat de tijd die je voor de voorbereiding moet nemen, flink kan verschillen. Dit weet je niet altijd van tevoren. Neem daarom de tijd voor het eerste gesprek (anderhalf tot twee uur) en plan een vervolggesprek als dat nodig is. Indien er enige tijd zit tussen het kennismakingsgesprek en het nader gehoor zul je je cliënt sowieso nog een keer moeten spreken voorafgaand aan het nader gehoor. Er kunnen zich ontwikkelingen voorgedaan hebben of er kan nieuwe informatie beschikbaar zijn die van tevoren besproken moet worden. Als de koppeling in een vroeg stadium al plaatsvindt, spreek je je cliënt dus minimaal twee keer.

In het eerste gesprek geef je een korte uitleg over de procedure. Houd daarbij rekening met het feit dat procedures (snel) kunnen veranderen (denk hierbij ook aan verandering van het spoor waarin de aanvraag wordt behandeld). Maak dat voorbehoud ook. Informeer je cliënt over de doorlooptijden en de wettelijke beslistermijnen. Leg uit dat het een tijd kan duren voordat er een gehoor plaatsvindt.

Het kan ook zinvol zijn om je cliënt voor te houden wat de kans van slagen is van zijn asielverzoek op het moment dat deze inschatting goed te maken is. Mocht een asielverzoek zeer geringe kans van slagen hebben (problemen hebben geen relatie met Vluchtelingenverdrag, geen risico op een onmenselijke behandeling) dan kan het je cliënt helpen als je hem daar in een vroeg stadium al van op de hoogte brengt. Benoem dit ook zo. Als hij snel weet dat de kans van slagen niet groot is, heeft hij nog de tijd om een alternatief te zoeken in de vorm van een andere advocaat, een ander soort aanvraag of een vertrek uit Nederland.

Aan het einde van het eerste gesprek maak je afspraken over hoe je verder gaat; wanneer spreek je elkaar weer, welke acties verwacht je van je cliënt en welke acties ga jij uitvoeren. Het is raadzaam om dit vervolgens schriftelijk te bevestigen.

Vraag het telefoonnummer en e-mailadres van je cliënt. Spreek af via welk medium jullie verder communiceren. Bespreek of er informatie gedeeld gaat worden met derden (Vluchtelingenwerk, familieleden, voogden in het geval van minderjarigen). Maak afspraken over hoe de communicatie met deze derden gaat lopen en leg dit vast. Leg je cliënt uit dat hij van jou kopieën zal ontvangen van alle stukken in zijn procedure en handel daar ook naar. Vraag je cliënt ook om je te informeren als hij wordt overgeplaatst. Je wordt daar als advocaat namelijk zelden over geïnformeerd door andere partijen.